Logístico - Financiero SAP

 

 

En noviembre de 1998 la empresa decidió implementar el SAP R/3 Versión 4.0b, permitiendo la integración, a través de la red, de la gestión administrativa, logística y financiera de la empresa, mejorando así los indicadores de eficiencia productiva de las áreas involucradas.

Desde esa época, SEDAPAL emprendió el camino hacia la modernización empresarial con la adquisición de tecnología de punta en el área administrativa, a través de la implementación del Sistema SAP, más conocido en Sedapal como SIGA SAP, el cual después de 10 años de uso continuo requirió una actualización, ya que SAP AG anunció la discontinuidad de soporte técnico a la versión 4.0b.

Es así que desde mayo de 2008 se dio inicio al Proyecto de actualización del sistema SIGA SAP con el levantamiento de información sobre mejoras o nuevos requerimientos en el Sistema para las Gerencia de Finanzas, Logística y Recursos Humanos.

En el segundo semestre del 2008 se inició la elaboración de los términos de referencia en función a los requerimientos planteados y aprobados por cada uno de los equipos involucrados, identificando las actividades que podían ser implementadas en la primera etapa correspondiente al Upgrade Técnico y las mejoras y nuevas funcionalidades que se implementarían en la segunda etapa del presente proyecto. Adicionalmente, se diseñó la plataforma tecnológica (servidores) sobre la cual reside la nueva versión implementada como parte del proyecto.

Es así que en el año 2009 se realizó el proceso de convocatoria para la adjudicación de este servicio, cuyo contrato se firmó en noviembre de 2009 a partir de la Adjudicación de Menor Cuantía N° 065-2009-SEDAPAL.

Consecuentemente, desde el 2010 Sedapal inició el proceso de implementación de la nueva versión del Sistema SAP Versión 6.0 ECC, ubicándose así a la vanguardia tecnológica entre las empresas del estado pertenecientes a la corporación FONAFE.

El proyecto que se inició a principios del 2010 tiene dos grandes etapas de implementación. La primera consiste en la actualización técnica a la última versión y la segunda, que está en curso, es la implementación de mejoras y nuevas funcionalidades del Sistema SIGA SAP.

Dicha actualización permitirá incorporar en Sedapal una serie de mejoras y ampliar el soporte informático de nuevos procesos de negocio de las áreas funcionales de la Empresa, haciéndolos aún más eficientes y eficaces.

En este marco, se han implementado 2 nuevos servidores de última tecnología. En el primero, se ha configurado los entornos de Desarrollo, Calidad y Solution Manager, mientras que en el segundo se ha configurado el entorno de Producción.

Desde el 20 de Julio de 2010, se puso en marcha el Sistema SIGA SAP ECC 6.0 y desde esa fecha se viene llevando a cabo la implementación de las mejoras y nuevas funcionalidades, las mismas que concluirán a principios del 2011, fecha en la que se culminará el proyecto de implementación.

Módulos Integrados

El SAP R/3 trabaja a través de módulos. Del total de módulos del sistema integrado de Gestión SAP R/3, SEDAPAL cuenta actualmente con los módulos de Finanzas (FI), Controlling (CO), Manejo de Materiales (MM) y Recursos Humanos (HCM).

Es así que la nueva plataforma SIGA SAP se proyecta como la base del crecimiento tecnológico y de gestión de la información de Sedapal y le permitirá la toma de decisiones efectivas para afrontar nuevos retos y posicionarse como líderes en Latinoamérica en servicios de agua y alcantarillado.

Los principales objetivos que justifican la actualización a la nueva versión del Sistema SIGA SAP son los siguientes: 

  • Lograr que la aplicación sea más fácil de usar.
  • Eliminar, en la medida de lo posible, desarrollos clientes.
  • Elevar el nivel de conocimiento de los usuarios respecto de la funcionalidad del sistema, a efectos de incrementar su productividad.
  • Mejorar la percepción del sistema por parte de la organización.
  • Formar un equipo de especialistas en el Equipo Informática que den soporte funcional del sistema a las diferentes áreas de la organización.
  • Formar un equipo de analistas funcionales en las áreas usuarias que  puedan alinear los cambios dados a lo largo del tiempo.
  • Identificar y evaluar los procesos de inteligencia de negocio de las áreas logístico,  financieras y de recursos humanos, con el fin de incorporar, mantener y/o mejorar los ya existentes.
  • Elaborar y actualizar la documentación tanto del proyecto como del sistema. 

 Relacionados con la ejecución del proyecto  

  • Actualizar los productos SAP y Oracle.
  • Optimizar los procesos aplicando las mejoras prácticas que vienen  con la nueva versión.
  • Participación de la empresa SAP, fabricante del producto, durante la ejecución del proceso Upgrade, con el análisis del proyecto completo de actualización para asegurar la integración técnica y su presencia en las horas críticas de la puesta en producción.  

 Relacionados al módulo de Recursos Humanos  

  • Optimizar la dirección de los recursos humanos, proporciona funcionalidades para gestionar de forma integrada, permitiendo la alineación de los procesos de RRHH con todos los demás procesos del negocio.
  • Centralizar y optimizar el manejo de información de RRHH.
  • Optimizar los procesos de HCM y los integra a la perfección en todas las operaciones globales.
  • Proporcionar acceso en tiempo real a la información, lo que acelera la toma de decisiones por parte del personal.
  • Capacitar a los empleados para gestionar procesos en un entorno de colaboración.
  • Permitir a la empresa reducir la cantidad de recursos destinados a RRHH para localizarlos en otras actividades que generan más valor.
  • Implementar el módulo de Nómina alineado al módulo estándar de SAP, ya que en la versión anterior estaba compuesto por algunas funcionalidades estándares de SAP y programas cliente.
  • Implementar el proceso de nómina mediante la solución estándar del sistema que requiere mínimo mantenimiento de programas y es 90% configurable.
  • Eliminar los diversos procesos alternativos con el cálculo y la contabilización de provisiones de personal que se efectúan en el proceso de nómina logrando su contabilización automática.
  • Obtener directamente, con el proceso de nóminas, los ingresos y deducciones desde la fuente que corresponde, eliminando significativamente estos procesos.
  • Mecanizar las actividades de gestión y control de los préstamos, mediante la debida contabilización de las diferentes formas de pago que hace el trabajador. La cuota de descuento se contabiliza en forma detallada por IGV, amortización e intereses y una vez registrado el préstamo se puede obtener el plan de pagos.
  • Detectar, calcular y aplicar automáticamente, los reintegros o deducciones de periodos anteriores con el Sistema mediante el método de retroactividad. En este punto cabe resaltar que las actividades para la aplicación de los convenios colectivos, serán optimizadas considerablemente.
  • Automatizar el cálculo y el pago mediante la ejecución de nóminas especiales.
  • Acceder, a través del estándar de SAP, a la impresión de múltiples formatos, incluyendo en éstos, información importante como los saldos de préstamos.
  • Permitir, con la implementación de la nómina estándar del sistema, la implementación del módulo de costes de personal, dando como resultado que el ERCB pueda obtener con mayor precisión y automáticamente la programación del presupuesto de recursos humanos.

 Relacionados al módulo de Logística 

  • Crear, modificar y visualizar pedidos con una sola transacción.
  • Crear, modificar y visualizar solicitudes de pedidos con una sola transacción.
  • Realizar las entradas, traslados y salidas de mercancías, traspasos, traslados con una sola transacción.
  • Centralizar en las transacciones relacionadas con solicitudes de pedidos, pedidos, entrada de mercancía, salida de mercancías, traslados, traspasos, etc. la búsqueda de algún documento de compra se realiza a través del resumen de documentos.
  • Añadir, reordenar y retirar campos con reportes flexibles. Adicionalmente permitir grabar la información en formato Excel. 

   Relacionados al módulo de Finanzas    

  • Gestionar y representar todos los datos de contabilidad, según el principio del registro por documentos.
  • Actualizar automáticamente el flujo de datos abierto e integrado.
  • Disponer de los datos en tiempo real y sincronizar las cuentas auxiliares con la contabilidad del libro Mayor.
  • Disponer de información operativa de finanzas y Controlling para ayudar a la toma de decisiones estratégicas.  
  • Cumplir en la presentación de libros de exposición contable ante el regulador tributario.