SEDAPAL ha emprendido el camino hacia la modernización empresarial con la adquisición de tecnología de punta, no sólo en sus áreas operativas y comerciales sinó tambien en el área administrativa. Ahora, esta última se beneficia con el sistema integrado de Gestión SAP R/3, cuya implementación estuvo a cargo de Ibersis, del Grupo Unión Fenosa, la misma empresa que tuvo a su cargo la consultoría del nuevo Sistema de Gestión Comercial OPEN SGC.

La revista de negocios "Fortune" indicaba no hace mucho que contar con el SAP (cuyas siglas significan: Systems, Applications and Products in Data Processing), es una señal de "sagacidad tecnológica", ya que en pocos años ha revolucionado la gestión administrativa de grandes multinacionales. Cabe añadir, que SAP AG es el nombre de la empresa que vende este Sistema a nivel mundial.

El SAP R/3 trabaja a traves de módulos. Del total de módulos del sistema integrado de Gestión SAP R/3, SEDAPAL adquirió la consultoría de cuatro: Finanzas (que abarca los sub-módulos: Finanzas (FI), Tesorería (TR) y Gestión Presupuestal (FM) así como los módulos Controling (CO), Activo Fijo (AM) y Gestión de Materiales (MM).

Con la implementación de estos módulos en las áreas involucradas por el Proyecto, se logrará un acercamiento mayor entre las áreas usuarias: logística, finanzas y el área de informática.

A traves del Proyecto Logístico-Financiero se integraran procesos empresariales como por ejemplo: Contabilización de Documentos a Pagar, Procesamiento de Anticipo, Contabilización en Libro Mayor Sistema Info.

Otro de los principales procesos sobre los cuales se tiene un control actualizado son: Posición de Caja, Pagos y Avisos, los cuales serán administrados por el Módulo de Tesorería. Para el Módulo de Activo Fijo, el Proyecto Logístico-Financiero tiene un Control de Creación de Registros Maestros, Post-capitalización, Inventario y Depreciación.

Para el módulo Gestión de Materiales, las gerencias involucradas cuentan con información sobre Reserva de Materiales, Salida de Materiales a Consumo, Datos Maestros de Proveedores, Solicitud de pedido y su tratamiento respectivo, Verificación de Facturas entre otros rubros de la gestión empresarial.

En el módulo Controling podemos citar a los procesos de Transferencia de Amortizaciones, Liquidación de Ordenes de Gastos Generales, Análisis de Centros de Costo, entre otros.

Un ejemplo del módulo Gestión de Materiales, es que con el sistema, el proceso "Solicitud de Pedido" (SP) tendrá cuatro tipos de solicitud: Bienes, administrado por Planeamiento y Adquisición de Bienes; Servicios, a cargo de Servicios Generales; Obras y Consultorías: ambos administrados por Licitaciones y Contratos. Este último tipo de solicitud tambien está a cargo de los Equipos Tecnicos de las tres Gerencia de Servicios.

Estos cuatro tipos de solicitud se integran en el sistema y, luego, son introducidos por los usuarios habilitados.

Otro ejemplo de aplicación es que las operaciones generadas por las distintas áreas de la empresa (ejemplo: Entrada de Almacenes, Ingreso de Facturas, Pago de Facturas) tienen automáticamente su reflejo en la contabilidad.

El Proyecto Logístico-Financiero se encarga de la operatividad del sistema, permitiendo un conocimiento detallado de los compromisos adquiridos por SEDAPAL a traves de las compras y servicios que se realicen. Tambien lleva al día la gestión de compras y materiales mediante el módulo Gestión de Materiales, cuyo usuario principal es la Gerencia de Logística.

Asimismo, al integrar la información de la gestión administrativa, el sistema es una herramienta que permite ejercitar a sus usuarios en el análisis para una oportuna toma de deciciones. Permite la reducción de la elaboración de informes, duplicación de controles, viaje de documentos para control y registro, controles manuales que a veces llegan a ser redundantes, entre otros lastres que son parte del pasado.

Se agiliza el flujo de tareas entre los distintos procesos del sistema, incrementando la productividad del personal. Entre las tareas que han agilizado sus procesos, se pueden mencionar el registro de hechos económicos y administrativos "una sola vez", que efectua controles de consistencia e integridad de información, evitando la duplicidad de registros en los distintos equipos.

Asimismo, el sistema registra periódicamente versiones de actualización de información y podrá incorporar muevos módulos que agregarán nuevas funcionalidades.